Die seit 01.10.2017 geltende Verpflichtung zur Eintragung im Transparenzregister ist für viele Gesellschafter ein unliebsames Thema. Ziel jenes Registers ist es, die hinter gesellschaftsrechtlichen Strukturen stehenden natürlichen Personen (sog. „wirtschaftlich Berechtigte“) zu erfassen. Seit vergangenem Jahr droht bei Verstößen neben Bußgeldern auch ein öffentliches „Anprangern“ der betroffenen Unternehmen auf der Homepage des Bundesverwaltungsamtes.

Jede Gesellschaft sollte daher überprüfen, ob sie ihrer „Transparenz-Verpflichtung“ hinreichend nachkommt. Bedeutsam ist eine Ausnahmeregelung im GWG (§ 20 Abs. 2 Nr. 1), wonach die Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister schon als erfüllt gilt, wenn sich die erforderlichen Angaben aus Dokumenten und Eintragungen ergeben, die elektronisch aus dem Handelsregister abrufbar sind.

Bei älteren GmbHs ist dies oft nicht der Fall. Betroffen sind vor allem GmbHs, deren Eintragung im Handelsregister vor 2007 lag und bei denen seit 2007 die Gesellschafterlisten nicht mehr geändert wurden.

Um unter die besagte Ausnahmeregelung des GWG zu fallen, müsste in diesen Fällen eine neue Gesellschafterliste beim Handelsregister eingereicht werden. Aufgrund der Vorgaben der Gesellschafterlistenverordnung, die seit dem 01.07.2018 von Notaren und Geschäftsführern beachtet werden muss, gibt es bei neuen Gesellschafterlisten nunmehr einige zusätzliche Angaben, u.a. die Angabe der prozentualen Beteiligung am Stammkapital. Dadurch sind auch die Informationen abrufbar, die die Gesellschaft anderenfalls über das Transparenzregister zur Verfügung stellen müsste.

Angesichts dieser Rechtslage reichte in einem Fall des OLG Düsseldorf (Az. 3 WX 28/19) eine X-GmbH Ende 2018 dem Registergericht eine neue Gesellschafterliste ein, die in Bezug auf die Personen der Gesellschafter und des Umfangs ihrer Beteiligung unverändert war. Die Liste war allerdings ergänzt um die inzwischen nach der Gesellschafterlistenverordnung erforderlichen Angaben. Ziel dieser Einreichung war es, dass die aktualisierte Liste in den elektronischen Registerordner des Handelsregisters aufgenommen wird und so die X-GmbH die Anforderungen des Transparenzregisters auf einfache Weise erfüllt.
Nachdem sich das Registergericht zunächst geweigert hatte, eine neue Liste ohne wesentliche Änderungen in das elektronische Register aufzunehmen, hat das OLG Düsseldorf die Vorgehensweise der X-GmbH bestätigt.

Das bedeutet für die Praxis: Insbesondere „Alt-GmbHs“ (Gründung vor 2007), die seither keine neue Gesellschafterliste eingereicht haben, sollten prüfen, ob sie ihrer Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister bereits nachgekommen sind.

Sollte Handlungsbedarf bestehen, so könnte es eine elegante Möglichkeit sein, diese gesonderte Mitteilung an das Transparenzregister dadurch überflüssig zu machen, dass eine neue rechtskonforme Gesellschafterliste beim Handelsregister eingereicht wird. Wenn diese dann elektronisch verfügbar ist, gilt die Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister als erfüllt.

Bei der Einreichung der neuen Gesellschafterliste müssen unbedingt die Vorgaben der Gesellschafterlistenverordnung beachtet werden. Ferner müssen sich aus der Liste die erforderlichen Angaben für die Zeit seit Bestehen der Transparenz-Verpflichtung (01.10.2017) ergeben.

Sollte sich das Registergericht – wie im oben beschriebenen Fall – jedoch weigern, die neue Liste aufzunehmen, so könnte eine einfache Anteilszusammenlegung oder Anteilsteilung das taktische Mittel der Wahl sein, um das Registergericht ohne größeren Aufwand zu der gewünschten Aufnahme der neuen Gesellschafterliste zu veranlassen.