Im Rahmen der Gründung einer GmbH oder beim Wechsel von Gesellschaftern ist eine Liste der Gesellschafter bzw. eine aktualisierte Liste beim Handelsregister einzureichen. Erforderlich sind bei natürlichen Personen als Gesellschafter die Angabe von Namen, Vornamen, Geburtsdatum sowie deren Wohnort. Die hinterlegten Gesellschafterlisten und damit auch die enthaltenen personenbezogenen Daten sind online für jedermann kostenlos abrufbar.

Das OLG München (Beschluss vom 25.04.2024, Az. 34 Wx 90/24e) musste in einem aktuellen Fall über die beantragte Löschung personenbezogener Daten aus einer Gesellschafterliste entscheiden. Beantragt hatte dies der Gesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH, die seit 2008 im Handelsregister eingetragen ist. 2012 wurde aufgrund der Abtretung eines Geschäftsanteils eine notariell bescheinigte Gesellschafterliste in den Registerordner aufgenommen, in der von den beiden Gesellschaftern jeweils die vollständige Wohnanschrift (Postleitzahl, Ort, Ortsteil, Straße und Hausnummer) angegeben wurde.

Bei dem einen Gesellschafter ist als Wohnort die Gemeinde P angegeben, er wohnt aktuell aber in der Gemeinde V. Dieser Gesellschafter beantragte die Löschung personenbezogener Daten, namentlich die in der letzten Gesellschafterliste enthaltenen Angaben von Straße und Hausnummer. Beigefügt war eine unterzeichnete Gesellschafterliste, bei der für ihn nicht mehr die vollständige Anschrift, sondern als Wohnort lediglich die Gemeinde V angegeben ist. Diese sollte gegen die bisher hinterlegte Gesellschafterliste ausgetauscht werden.

Das Registergericht lehnte dies ab, und das OLG München bestätigte diese Ablehnung. Denn es bestehe kein Anspruch auf Löschung der Daten bzw. auf Austausch der Listen, wenn sie in einer beim Handelsregister eingereichten Gesellschafterliste enthalten sind, obwohl zur Angabe dieser Daten keine gesetzliche Pflicht besteht.

Daraus folgt als Tipp für die Praxis: Sämtliche Unterlagen, die bei öffentlichen Registern eingereicht werden, sollten möglichst nicht mehr Daten enthalten als gesetzlich gefordert. Für eine nachträgliche Löschung gibt es keine Anspruchsgrundlage.