In vielen Bereichen des Arbeitsrechts gilt bislang laut Gesetz eine strenge Schriftform, die eine Original-Unterschrift auf einem Blatt Papier verlangt. Die Rechtsordnung kennt daneben noch die elektronische Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sowie die Textform durch lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger (z.B. einfache E-Mail).

Durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz werden mit Wirkung zum 01.01.2025 einzelne Vereinfachungen der Formerfordernisse eingeführt:

Das Nachweisgesetz bestimmt, dass Arbeitnehmern in einer Niederschrift die wesentlichen Vertragsbedingungen mitzuteilen sind. Diese Niederschrift kann allerdings auch durch einen Arbeitsvertrag mit diesem Inhalt ersetzt werden, wovon in der Arbeitswelt üblicherweise Gebrauch gemacht wird. Für diese Niederschrift – und somit auch für einen stattdessen abgeschlossenen Arbeitsvertrag – galt bislang die strenge Schriftform, sogar auch für die Mitteilung über spätere Änderungen von wesentlichen Vertragsbedingungen. Künftig ist die Erstellung des Nachweises in Textform erlaubt. Außerdem ist die Übermittlung auf elektronischem Weg zugelassen, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitnehmer zur Erbringung eines Empfangsnachweises aufgefordert wird. Nur noch auf ausdrückliches Verlangen des Arbeitnehmers wäre ein schriftlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen zu erteilen.

Diese Formerleichterungen gelten allerdings nicht für die „kritischen“ Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, z.B. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbungsgewerbe, Transport- und Personenbeförderungsgewerbe, Gebäudereinigung sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Von erheblicher praktischer Bedeutung in diesem Zusammenhang ist, dass auch für die arbeitsvertragliche Befristung bis zum Erreichen der Regelaltersgrenze zukünftig ausnahmsweise nur Textform und keine Schriftform mehr gilt.

Bislang scheiterte der Abschluss von Arbeitsverträgen z.B. mit digitaler Unterschrift in der Praxis daran, dass damit weder den Anforderungen des Nachweisgesetzes genügt wurde noch die übliche „Rentenklausel“ wirksam war. Das ändert sich nun und bedeutet eine spürbare Erleichterung.

Auch gilt künftig, dass ein Arbeitszeugnis in elektronischer Form erstellt werden kann, allerdings nur bei Einwilligung des Arbeitnehmers.

Für Anträge auf Elternzeit oder auf Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit genügt nun Textform statt Schriftform.

Auch bei der Arbeitnehmerüberlassung müssen die Verträge zwischen Verleiher und Entleiher nicht mehr schriftlich abgeschlossen werden, Textform ist ausreichend.

Der vorgeschriebene Aushang bzw. Auslage des Arbeitszeitgesetzes kann zukünftig auch elektronisch erfolgen, z.B. im Intranet.

Soweit im Jugendarbeitsschutzgesetz Schriftform vorgeschrieben war, wird sie weitestgehend durch Textform ersetzt.

Trotz dieser Erleichterungen gilt aber nach wie vor ganz strenge Schriftform für Kündigungen und Aufhebungsverträge. Hier sind elektronische Form und Textform weiterhin ausgeschlossen, sondern unverändert Original-Unterschriften zwingend erforderlich. Und auch für die wirksame Befristung (ausgenommen die Altersgrenze, siehe oben) ist unverändert Schriftform oder zumindest elektronische Form mit qualifizierter Signatur zu wahren.