Ab Januar 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Wirklichkeit, nachdem die Umsetzung mehrfach verschoben wurde.

Arbeitgebern wird dann von erkrankten Arbeitnehmern keine Bescheinigung mehr vorgelegt, sondern sie müssen die Daten der Arbeitsunfähigkeit selbst elektronisch von der Krankenkasse abrufen. Der Abruf ist nur durch ein systemgeprüftes Programm möglich, so dass gerade bei kleineren Unternehmen meist die Unterstützung durch den Steuerberater oder das Lohnbüro benötigt wird.

Die Meldepflicht der Arbeitnehmer bei Krankheit besteht unverändert fort. Auch weiterhin müssen Arbeitnehmer unverzüglich über eine Arbeitsverhinderung und deren voraussichtliche Dauer informieren.

Wenn die Krankheit länger als drei Tage dauert, war bisher eine Vorlage einer AU-Bescheinigung am darauffolgenden Arbeitstag nötig. Allerdings konnte der Arbeitgeber auch eine frühere Vorlage verlangen, z.B. schon ab dem ersten Tag. Nun wird die Vorlage dadurch ersetzt, dass Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt lediglich eine Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen müssen. Dazu wird ihnen bis auf Weiteres auch noch eine Bescheinigung ausgehändigt, die allerdings nicht mehr dem Arbeitgeber vorzulegen ist. Sie dient nur noch zu Beweiszwecken bei Übermittlungsfehlern oder sonstigen Störfällen, wenn der Abruf der eAU nicht möglich ist. Der Arzt übermittelt die Daten elektronisch an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber muss dann selbst tätig werden und die elektronische AU-Bescheinigung bei der Krankenkasse abrufen (lassen).

Bei privat Versicherten, bei geringfügig Beschäftigten in Privathaushalten und bei Ärzten, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen oder technisch noch nicht so weit sind, ändert sich jedoch nichts. Denn bei ihnen gibt es keine elektronische AU-Bescheinigung. Hier sind weiterhin wie gehabt die Papierbescheinigungen dem Arbeitgeber vorzulegen. Gleiches gilt bei Störungen der elektronischen Übertragung.

Unternehmen müssen sich auf diese neuen Abläufe einstellen. Dazu sind auch die Abrufmöglichkeiten zu klären, ggf. unter Hinzuziehung von Steuerberater oder externem Lohnbüro. Es sind neue Kommunikationswege zu organisieren, damit z.B. der externe Dienstleister weiß, wann und für wen er einen Abruf bei der Krankenkasse vornehmen soll, und z.B. auch die Fachabteilung schnellstmöglich eine Rückmeldung über die Ausfalldauer erhält. Die mit der eAU beabsichtigte Vereinfachung für alle Beteiligten wird leider so schnell noch nicht eintreten.

Soweit bisherige Arbeitsverträge oder betriebliche Regelungen eine Vorlagepflicht beinhalten, wird dies so auszulegen sein, dass damit nur noch die ärztliche Feststellung gemeint ist. Eine sofortige Anpassung dieser Regelungen erscheint nicht zwingend erforderlich. In Musterverträgen sollte aber eine Änderung dahingehend erfolgen, dass es nicht mehr um die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sondern um die ärztliche Feststellung einer Arbeitsunfähigkeit geht.

Hilfreich kann auch sein, die Arbeitnehmer z.B. im Intranet, durch Rundmail oder per Aushang über die neuen Abläufe zu informieren. Zweckmäßigerweise werden Arbeitnehmer auch gebeten, bei kurzen Erkrankungen zu informieren, ob sie beim Arzt waren und es eine abzurufende Bescheinigung gibt.

Im Falle von Startschwierigkeiten kann auch vorübergehend in Betracht kommen, erkrankte Arbeitnehmer zu bitten, einen Scan oder ein Foto der ihnen ausgehändigten Bescheinigung dem Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen, bis der Abruf bei der Krankenkasse richtig funktioniert.