Mit vertraglichen Ausschlussfristen können Arbeitgeber das Risiko reduzieren, dass Arbeitnehmer plötzlich und überraschend rückwirkend für mehrere Jahre Ansprüche geltend machen können, z.B. Überstundenvergütung oder Sonderzahlungen. Es kann vertraglich vereinbart werden, dass Ansprüche innerhalb einer Frist von drei Monaten geltend gemacht werden müssen, anderenfalls verfallen sie. Zusätzlich kann als zweite Stufe noch eine weitere Frist zur gerichtlichen Geltendmachung von drei Monaten vereinbart werden, wenn die außergerichtliche Geltendmachung keinen Erfolg hatte.

Die Ausschlussfristen unterliegen jedoch strengen inhaltlichen Anforderungen, damit sie ausreichend „transparent“ sind und keine unangemessene Benachteiligung darstellen. In der Rechtsprechung entstehen immer weitere Schranken, die bei der Formulierung zu beachten sind, damit die Ausschlussfristen wirksam sind.

Zunächst darf die Ausschlussfrist nicht kürzer als drei Monate sein. Aufgrund gesetzlicher Vorgabe darf auch keine „schriftliche“ Geltendmachung gefordert werden, sondern es muss „Textform“ genügen.

Seit Geltung des gesetzlichen Mindestlohns (2015) müssen Mindestlohnansprüche ausdrücklich von der Geltung der Ausschlussfrist ausgenommen werden, am besten gleich „alle Ansprüche des Arbeitnehmers, die kraft Gesetzes dieser Ausschlussfrist entzogen sind, z.B. zwingende Mindestlohnansprüche“.

Bislang ging die Rechtsprechung davon aus, dass Ansprüche wegen vorsätzlicher Vertragsverletzung und vorsätzlicher Schädigung nicht von der Ausschlussfrist erfasst sind. Nur wer vorsichtig formuliert hat, hat solche Ansprüche bisher ausdrücklich von der Ausschlussfrist ausgenommen. Das Bundesarbeitsgericht hat jetzt ein Urteil vom 26.11.2020 (8 AZR 58/20) veröffentlicht, wonach es seine Rechtsauffassung geändert hat. Die Ausschlussfrist würde nun doch Ansprüche erfassen, die auf Vorsatz beruhen. Gesetzlich darf aber die Haftung bei Vorsatz nicht im Voraus erlassen oder beschränkt werden. Werden Ansprüche aus vorsätzlichem Handeln nicht ausdrücklich von der Ausschlussfrist ausgenommen, führt dies somit zur Nichtigkeit der gesamten Klausel und alle Ansprüche können auch nach mehr als drei Monaten noch geltend gemacht werden.

Im konkret entschiedenen Fall konnte sich sogar der Arbeitgeber selbst auf die Unwirksamkeit seiner „eigenen“ Vertragsklausel berufen und deshalb auch noch nach mehr als drei Monaten Schadensersatzansprüche gegen eine Mitarbeiterin geltend machen, die Privatrechnungen mit Firmengeldern beglichen hatte.

Um für sonstige Fälle die Wirksamkeit der Ausschlussfrist abzusichern und Arbeitnehmeransprüche abwehren zu können, ist dringend zu empfehlen, die vertragliche Ausschlussfrist zu ergänzen, wenn dies noch nicht (sinngemäß) in der bisherigen Formulierung enthalten ist: „Die Ausschlussfristen gelten nicht für Ansprüche aus vorsätzlicher Pflichtverletzung des Arbeitnehmers, des Arbeitgebers, seines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen.“