Der Gesetzgeber hat zur Abmilderung der wirtschaftlichen und rechtlichen Folgen der Corona-Pandemie in bis dato ungekannter Geschwindigkeit Maßnahmen getroffen. Dazu gehören auch Erleichterungen für Gesellschafterversammlungen in einer GmbH. Aufgrund der kurz ausgefallenen Regelungen bleiben allerdings viele Fragen offen, mit denen es in der GmbH-Praxis umzugehen gilt. Denn nicht jede GmbH hat in ihrer Satzung vorsorglich Regelungen vorgesehen, die in Zeiten von Ausnahmesituationen ermöglichen, dass Gesellschaftsversammlungen beispielsweise telefonisch oder per Videokonferenzen durchgeführt werden können.

Prinzipiell verlangt das Gesetz für GmbHs, dass bei einer Beschlussfassung im Rahmen von Gesellschafterversammlungen die Gesellschafter auch körperlich anwesend sind. Die Online-Teilnahme an solchen Präsenzversammlungen ist ebenso wenig gesetzlich vorgesehen wie die Stimmabgabe außerhalb einer Präsenzversammlung. Hiervon gab es bisher nur die Ausnahme, wonach auch ohne eine physische Anwesenheit der Gesellschafter Beschlüsse gefasst werden können, indem sie durch eine Stimmenabgabe in Schrift- oder Textform erfolgen. Für dieses sogenannte „Umlaufverfahren“ war es aber bisher erforderlich, dass alle Gesellschafter dem Beschlussvorschlag selbst oder zumindest dem Verfahren der Beschlussfassung zustimmen.

Durch das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19 Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (COVMG)“ wurde geregelt, dass eine Verhinderung einer Beschlussfassung im Umlaufverfahren durch einzelne Gesellschafter nicht mehr möglich ist. Nun können Beschlüsse der Gesellschafter im „Umlaufverfahren“ auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter gefasst werden.

Erleichterungen in Bezug auf das sonstige Verfahren, insbesondere in Bezug auf Form und Frist der Einberufung, sind im COVMG nicht vorgesehen. Im Hinblick auf die praktische Umsetzung ist es daher dringend zu empfehlen, dass sämtliche Formalien wie bei einer Präsenzversammlung eingehalten werden, z.B. dass eine fristgerechte Ladung mit sämtlichen Tagesordnungspunkten versendet wird. Statt zur physischen Teilnahme sollte zur Stimmabgabe im Umlaufverfahren eingeladen werden. Darüber hinaus ist es ratsam, dass mit der Tagesordnung auch die schriftliche Begründung der einzelnen Punkte und auch bereits Beschlussvorschläge mitversandt werden. Und um eine Aussprache vor einer Stimmabgabe zu gewährleisten, ist z.B. das Abhalten einer Video- oder Telefonkonferenz zu empfehlen.

Die Nichtbeachtung der Vorgaben des GmbHG bzw. der Satzung könnte dazu führen, dass einzelne Beschlüsse anfechtbar oder gar nichtig sind. Vor diesen Rechtsfolgen schützt das COVMG nicht. Gerade in angespannten Gesellschaftersituationen sollte daher genau auf die Einhaltung der „Standardformalien“ geachtet werden.

Ferner sollten – gerade ältere – Satzungen unbedingt an die heutigen technischen Möglichkeiten angepasst werden. Davon profitieren die Gesellschafter nicht nur in Pandemie-Zeiten. Satzungsregelungen zu flexiblen Beschlussfassungen können auch im normalen Gesellschaftsalltag den Zeit- und Organisationaufwand deutlich verringern.